Подписание актов, "потому что надо…"

После моего выступления на SECR в кулуарах было достаточно много разных вопросов, каждый из которых может послужить отдельной темой для обсуждения.

Но на одном из вопросов я хотел бы остановиться более подробно.

Речь идет о ситуации, возникающей в процессах взаимодействия Исполнитель – Заказчик в случае, когда по различным причинам необходимо подписать финансовые акты, даже если не полностью выполнены обязательства Исполнителя. Такие случаи, отмечу, возникают достаточно часто, особенно при работе по программам, связанным с государственным финансированием или иными инвестиционными программами.

Замечу, что я не верю в возможность полностью исключить эти случаи из проектной практики,  поэтому необходимо просто-напросто научиться работать с ними. 

Главная задача Исполнителя в этом случае – прозрачно и четко организовать процесс  завершения проекта, который, наверное, правильнее назвать в этом случае процессом завершения отдельной фазы проекта.

Главная же ошибка Исполнителя в этом случае – закрытие проекта без проведения процедуры Подтверждения содержания. Дескать, работы то еще предстоит доделывать, так зачем сейчас проводить какие-либо процедуры по определению соответствия полученных результатов исходным требованиям … Зачем "городить огород" по формализации того, что еще будет доделываться? Подпишем тихонечко финансовые акты, да и все!

Это в корне неверно. Руководитель проекта должен обязательно приложить все усилия на то, чтобы получить максимально подробную документацию, подтверждающую приемку Заказчиком уже выполненных результатов проекта к данному моменту и четкий перечень тех результатов, которые еще не выполнены, но должны быть достигнуты в согласованные сроки. Можно такую документацию назвать "Протокол", "Технический акт" или еще как-либо, но он обязательно должен быть. Естественно, с подписями основных заинтересованных лиц Заказчика.

В противном случае, к сожалению, велика вероятность, что вы себя обрекаете практически на бесконечный процесс "так вы же нам еще не все доделали, вы же обещали, мы же акты подписали…". Такая ситуация может возникнуть даже если Содержание проекта определено достаточно четко и понятно ("ну да, мы там кое-чего забыли раньше, но мы же вам акты подписали…"), не говоря уже о том случае, когда четкость согласования требования оставляет желать лучшего.